KMUs müssen Meldestelle für Whistleblower einrichten
Seit dem 1. Juli 2023 gilt in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Es dient dem Schutz sog. Whistleblower ("hinweisgebender Personen") vor berufsbezogenen Repressalien und Nachteilen (z.B. Abmahnung und Kündigung, aber auch Diskriminierung), wenn sie z.B. Fälle von
- Korruption und Betrug
- Verstöße gegen Vorgaben des Arbeits- und Gesundheitsschutzes
- Verstöße gegen Vorschriften der Produktsicherheit
- Verstöße gegen Umweltrecht
- Verstöße gegen Wirtschaft- und Wettbewerbsrecht, z.B. Schutz gegen unzumutbaren Belästigungen durch Werbung mittels Telefonanrufen, Fax, E-Mail etc.
- Vorgaben zum Schutz der Privatsphäre, des Datenschutzes und der Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation
- sonstige rechts- und schwere Compliance-Verstöße
im Unternehmen melden.
Unternehmen sind verpflichtet, unverzüglich entsprechende Meldeverfahren und eine fachkundige, unabhängige Meldestelle einzurichten!
Pflicht zur Einrichtung von Meldestelle und Meldeprozessen
Unternehmen ab 50 Beschäftigten (Ausnahmen gibt es v.a. für Finanzdienstleister und Versicherungen) müssen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine unabhängige Meldestelle für Hinweisgeber einrichten, und zwar
- Unternehmen bis 249 Mitarbeiter spätestens bis zum 17. Dezember 2023
- Unternehmen mit 250 Mitarbeitern und mehr bereits bis zum 1. Juli 2023
Dabei ist ggf. der Betriebsrat zu beteiligen und bestehende Arbeitsverträge sind anzupassen. Zudem sind bei der Einrichtung der Meldestelle und der damit ggf. verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO zu beachten!
Unternehmen, die bisher kein Hinweisgebersystem implementiert haben, das den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes entspricht, müssen daher unverzüglich tätig werden. Die Einrichtung eines solchen Systems ist ein anspruchsvolles Projekt, das neben erheblichem technischen und rechtlichem Fachwissen Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Vor allem für kleinere Unternehmen mit begrenzten personelle Ressourcen stellt dies eine besondere Herausforderung dar!
Aufgaben und Ausstattung der Meldestelle
Sachliche und personelle Ausstattung
Die Meldestelle muss sachlich und personell so ausgestattet und bevollmächtigt sein, dass sie kurzfristig prüfen kann, ob ein gemeldeter Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes nach § 2 HinSchG fällt und ob eine Meldung "stichhaltig" ist.
Die Mitarbeiter der Meldestelle müssen daher umfangreiches Grundwissen in eine Vielzahl von sehr unterschiedlichen Rechtsgebieten aufweisen und entsprechend geschult werden.
Zudem muss die Meldestelle ggf. angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG ergreifen, insb. die für stichhaltig befundenen Verstoßmeldungen weiter aufklären, indem sie interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführt und dazu mit betroffenen Personen und Arbeitseinheiten Kontakt aufnimmt, oder das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen an eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit (Compliance-Abteilung) oder eine zuständige Behörde abgibt.
Zuständigkeitsbereich
Nach § 2 HinSchG ist der Zuständigkeitsbereich der Meldestelle dabei sehr umfangreich und umfasst Rechts- und Complianceverstöße aus einem langen Katalog von Rechtsbereichen u.a.
- das gesamte Strafrecht, einschl. der Straf-Nebengesetze wie z.B des Marken-. und Urheberstrafrechts; erfasst sind also nicht nur Straftaten wie Korruption, Vorteilsnahme und Betrug
- die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- das private Wirtschaft- und Wettbewerbsrecht (u.a. zum Schutz gegen unzumutbaren Belästigungen durch Werbung mittels Telefonanrufen, Fax, Email etc.)
- Vorgaben zum Schutz der Privatsphäre, des Datenschutzes und der Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation
- die Sicherheit in der Informationstechnik
- das Arbeitsrechts, u.a. der Arbeits- und Beschäftigtenschutz, Mindestlohngesetz und Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
- Verbraucherrecht
- Gesundheitsschutz, u.a. Produktsicherheit, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit und der Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten
- Vorgaben zum Umweltschutz und Strahlenschutz
- Bank- und Kapitalmarktrecht und des Rechts der Finanzdienstleistungen
- Steuerrecht
- Kartellrecht, Vergaberecht und öffentliches Wirtschaftsrecht
- Transportrechts, einschl. des Straßen-, Schienen-, See- und Luftverkehrsrechts und der Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter
- Beamtenrecht (u.a. Verfassungstreue)
- u.a.m.
In all diesen Rechtsbereichen müssen die Mitarbeiter der Meldestelle ein erhebliches Grundwissen und allgemein ein sehr gutes juristisches Grundverständnis mitbringen, und entsprechend geschult werden, um die Zuständigkeit der Meldestelle und die Stichhaltigkeit eingehender Meldungen prüfen zu können.
Outsourcing der Meldestelle
Die Aufgaben der Meldestelle können weitgehend auf unabhängige, fachkundige externe Dritte (z.B. fachkundige Rechtsanwälte) übertragen werden. Es müssen also nicht zwingend eigene Mitarbeiter mit diesen Aufgaben betraut oder eine eigene Arbeitseinheit eingerichtet werden.
Aus Sicht kleiner und mittlerer Unternehmen dürfte die Auslagerung der Meldestelle oft die kostengünstigste Variante sein, um ihre gesetzlichen Verpflichtungen rechtssicher und insb. frei von Interessenkonflikten zu erfüllen und nach dem Gesetz mögliche Bußgelder von bis zu 50.000 EUR und Schadensersatz zu vermeiden. Zudem bietet die fachkundige Auswertung der Meldungen die Chance, Missstände im Unternehmen frühzeitig zu erkennen und effektiv abzustellen und kann dazu beitragen, Integrität und Transparenz in Unternehmen zu verbessern. Zugleich schützt das Gesetz aber auch die Unternehmen vor Missbrauch, z.B. durch vorsätzlich oder grob fahrlässige Falschmeldungen.
Wenn Sie Fragen zu Einrichtung eines Meldesystems und einer Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz haben, sprechen Sie uns gerne an! Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung einer internen Meldestelle oder übernehmen die Aufgaben der Meldestelle für Ihr Unternehmen als externe Dritte.